Guía de Zephyria

Entra a Zephyria y elige qué tipo de cuenta quieres:

• Negocio: tienes una barbería, estética, spa, consultorio o cualquier negocio que viva de sus citas. Publicas servicios, llevas calendarios, invitas a tu equipo y Zephyr te ayuda.
• Cliente: solo quieres reservar y escribirle a los negocios.

Puedes registrarte con tu correo (te enviamos un código de 6 dígitos para confirmarlo) o con “Continuar con Google”. Si alguna vez reservaste como invitado con ese correo, tu historial se queda contigo.

Al entrar por primera vez, Zephyria te hace unas cuantas preguntas, una por pantalla:

1. 1Cómo se llama tu negocio y de qué tipo es (barbería, uñas, estética, spa u otro). El tipo nos sirve para sugerirte servicios y productos.
2. 2Dónde estás: busca tu dirección o mueve el pin en el mapa.
3. 3Cuándo abres: los días y el horario en que te pueden reservar.
4. 4Qué ofreces: toca las sugerencias o agrega tus servicios con precio y duración.
5. 5Qué tienes en existencia: elige tus productos y cuántos hay (opcional).
6. 6Listo: ves lo que quedó y, si quieres, activas la prueba gratis de Pro.

Cualquier paso (menos el primero) se puede omitir y completar después.

Lo que no te preguntamos al inicio te espera en tu panel, en la tarjeta Primeros pasos: agregar tu dirección, conectar Instagram o Facebook, invitar a tu equipo, copiar tu link de reservas y saludar a Zephyr. Cada punto se marca solo cuando lo haces, y la tarjeta desaparece al terminar (o cuando la ocultas).

• Panel: tu resumen del día, con acceso rápido a Zephyr.
• Analíticas: citas, dinero y clientes, mes a mes.
• Zephyr: la conversación completa con tu asistente.
• Calendario: tus citas y las de tu equipo.
• Conversaciones: los mensajes de tus clientes.
• Servicios, Inventario y Listas: lo que ofreces, lo que tienes y todo lo demás que quieras llevar.
• Equipo: quién trabaja contigo y sus invitaciones (dueños y admins).

Desde tu nombre, abajo en la barra lateral, cambias de negocio, abres Ajustes, esta guía, el modo claro u oscuro, y cierras sesión.

Cada negocio tiene su página, con un link del tipo …/b/tu-negocio. Lo encuentras en la barra lateral (ábrelo o cópialo) y en Ajustes → Pro.

Ponlo en tu bio de Instagram, en tus historias, en tu perfil de Google o mándalo por WhatsApp.

Tip: Si cambias el nombre de tu negocio, el link cambia también. Vuelve a copiarlo donde lo tengas publicado.

1. 1Eligen el servicio. Ven precio, duración y descripción.
2. 2Eligen con quién. Solo aparece quien ofrece ese servicio, con su precio si es distinto.
3. 3Eligen día y hora entre los huecos libres de esa persona, en su propia zona horaria. Pueden dejar una nota.
4. 4Escriben su nombre, correo y teléfono.
5. 5Confirman con un código que les llega al correo.

La cita aparece al instante en el calendario de esa persona. En la confirmación ven la dirección, el mapa, tus redes y un botón para escribirte.

El nombre de tu negocio, tu dirección con mapa, tus redes sociales, tus servicios activos y tu equipo. Nunca ven tu inventario, tus listas ni tus notas internas.

En Servicios (vista “Catálogo del negocio”) creas cada servicio una sola vez para todo tu equipo: nombre, precio, moneda, duración, descripción y características como “Incluye: lavado”. Todo tu equipo lo ofrece, incluso quien se una después.

Un servicio inactivo deja de aparecer para tus clientes pero no se borra.

Tip: Describe bien cada servicio: el asistente para clientes responde con esa información y no inventa lo que no está.

Elige a alguien de tu equipo en Servicios para ajustar sus servicios: puede cobrar distinto, tardar distinto, tener su propia descripción o no ofrecer un servicio. “Restablecer” vuelve a lo del catálogo.

También puedes crear servicios personales que solo ofrece esa persona.

Antes de cambiar un precio u ocultar un servicio, Zephyr te pide que confirmes.

En Ajustes → Disponibilidad eliges tus días, tu horario, tu zona horaria y cada cuánto empiezan las citas (15, 30 o 60 minutos). Tu página de reservas y los dos asistentes usan este horario. Cada persona del equipo tiene el suyo.

Cada día puede tener su propio horario. Para un descanso, como la comida, agrega un segundo horario ese día: el hueco entre los dos no se puede agendar. En Días libres marcas vacaciones o días festivos; esos días nadie puede agendar y Zephyr les dice a tus clientes que cierras.

El calendario tiene vista de mes, semana y día. Toca un día o “Nuevo” para agregar una cita: título, horario y, si quieres, el servicio (llena la duración por ti). Toca una cita para editarla o borrarla.

Dos citas no pueden empalmarse en el mismo calendario. Si cancelas una cita que vino de una reserva, la reserva también se cancela.

Dueños y admins pueden ver y editar el calendario de cualquier persona del equipo.

Si hay más personas en tu equipo y no queda claro a quién le toca, Zephyr te pregunta.

• Dueño: todo, incluido el plan y los pagos.
• Admin: todo menos pagos. Edita el negocio, el equipo, los servicios, el inventario, las listas y el asistente para clientes.
• Miembro: su propio calendario, horario y servicios. Ve el inventario y registra lo que usa o vende; ve las listas sin editarlas.

1. 1Ve a Equipo → Invitar.
2. 2Escribe su correo y elige si será miembro o admin.
3. 3Le llega un correo con el link. Si no lo encuentra (a veces cae en spam), copia el link desde la invitación pendiente y mándaselo tú.

Las invitaciones duran 7 días y puedes cancelarlas. Para tener equipo necesitas el plan Pro o la prueba gratis.

Desde Equipo. Pierde el acceso de inmediato; sus citas y conversaciones pasadas se quedan, y puedes invitarle de nuevo cuando quieras.

¿Tienes más de un negocio o sucursal? Desde tu nombre en la barra lateral creas otro y cambias entre ellos. Cada uno tiene su equipo, servicios, inventario y plan.

Desde tu página de reservas (“Chatea con…”) o desde la sección Mensajes de su cuenta. Todo llega a Conversaciones, un solo hilo por cliente.

Responde en nombre de tu negocio con tu catálogo, tu equipo y tus calendarios reales: precios, duración, qué incluye, quién tiene espacio. Si el cliente quiere cita, revisa el calendario y la agenda. No inventa precios ni horarios y nunca habla de tu inventario ni de tus listas.

Configúralo en Ajustes → Asistente para clientes:

• Encenderlo o apagarlo.
• Idioma (el del cliente, español o inglés) y tono.
• Qué debe saber: políticas, estacionamiento, formas de pago, cancelaciones.
• Límite de respuestas por conversación, para que una persona entre en los hilos largos.

Abre cualquier conversación y responde tú. Puedes dejar al asistente trabajando o apagarlo desde Conversaciones.

Si el asistente llega a su límite del mes o de la conversación, el cliente recibe un aviso de que le respondes pronto con tu página de reservas, y sus mensajes te esperan en Conversaciones. Te avisamos al llegar al 80% y al 100% del mes.

Zephyr nunca envía un mensaje a un cliente sin que apruebes el texto.

• Planear tu día y decirte qué tienes.
• Agendar, mover y cancelar citas; bloquear días libres.
• Crear recordatorios y recordar lo importante.
• Crear y editar servicios.
• Llevar tu inventario y consultar o llenar tus listas.
• Resumir y responder conversaciones con clientes (con tu aprobación).
• Darte números: cuántas citas, tu día más ocupado, tu servicio más pedido.

Escríbele desde el Panel o desde Zephyr en la barra lateral, como le escribirías a una persona.

• Escribe / para ver acciones rápidas: agendar cita, crear recordatorio, ver disponibilidad, buscar en listas, recordar algo.
• Escribe @ para señalarle a Zephyr una lista o un servicio, así sabe exactamente de qué hablas.

Lo que Zephyr busca o cambia (citas, servicios, productos, filas, recuerdos) aparece como tarjeta debajo de su respuesta; tócala para ir directo.

Para cambios delicados (precios, ocultar un servicio, responder a un cliente, cerrar a todo el equipo) primero te pregunta. Nada cambia hasta que dices que sí.

Junto a la conversación con Zephyr ves tu agenda de hoy, quién espera respuesta, lo que se está acabando y tus listas. El destello junto a cada cosa le prepara una pregunta a Zephyr.

En Ajustes → Zephyr eliges qué tan largas son sus respuestas y le cuentas tu rol, tus prioridades y cómo trabajas (“no tomo citas antes de las 10”). En Ajustes → Perfil eliges cómo te llama.

Todo lo que usas en el servicio (navajas, tinte, acetona) y lo que vendes (ceras, aceites, shampoo), cada uno con su cantidad, unidad, alerta, costo y precio de venta. Para todo lo que no se cuenta por piezas (proveedores, gastos, checklists) usa Listas.

La primera vez que abres Inventario te sugerimos los productos típicos de tu tipo de negocio: toca los que tienes y cuántos hay. También puedes usar “Nuevo producto”:

• Nombre, categoría (por ejemplo “Insumos” o “Venta”) y unidad (pz, ml, botellas).
• Cuántos tienes ahora.
• Avísame en: la cantidad a la que quieres la alerta.
• Costo y precio de venta (vacío si no lo vendes).

Toca un producto y elige qué pasó:

• Llegó: entró mercancía.
• Usé: se gastó en el servicio.
• Vendí: se lo llevó un cliente.
• Conteo: contaste y el total real es otro (dueños y admins).

Antes de guardar ves cuántos te quedarán. Para lo rápido, usa − y + en cada producto de la lista. La cantidad nunca baja de cero: si no cuadra, haz un conteo.

La forma más rápida, entre cliente y cliente:

No importa si lo dices en singular o plural. Si hay dos productos parecidos, Zephyr te pregunta cuál; si no existe, te ofrece agregarlo.

Cuando un producto llega a su alerta se marca en amarillo (y en rojo si se agota). Lo ves en el recuadro “Por acabarse” (tócalo para filtrar), en tu panel y en el panel Hoy. Zephyr también te lo menciona.

Cada producto guarda quién cambió qué y cuándo, incluidos los cambios hechos con Zephyr. La actividad reciente de todo el inventario está a un lado de la lista.

En Listas → Nueva lista elige una plantilla (Proveedores, Gastos, Checklist de apertura y cierre, Fórmulas de clientes, Mantenimiento de equipo) o empieza en blanco. Las plantillas ya traen sus columnas.

Las columnas pueden ser texto, número, moneda, fecha, sí/no, menú de opciones, correo o link. Puedes renombrarlas, reordenarlas y archivarlas; los valores viejos no se pierden.

¿Ya la llevas en Excel? En Nueva lista → Importar un archivo sube tu .xlsx o .csv. La primera fila da nombre a las columnas, el tipo de cada una se elige según sus valores y el resto de las filas se vuelven registros. Antes de crearla ves cómo quedará.

Agrega y edita filas, busca en todas las columnas a la vez y filtra por opciones. El historial muestra cada cambio y quién lo hizo.

Dueños y admins editan; el resto del equipo las consulta.

• Citas del mes y cuántas se agendaron.
• Ganado: lo de las citas completadas, al precio que tenían cuando se reservaron.
• Si todo sale bien: lo ganado más lo que falta del mes.
• Asistencia: qué porcentaje vino y cuántos no se presentaron.
• Clientes nuevos y los que regresaron.

Dueños y admins ven todo el equipo o filtran por persona; cada miembro ve lo suyo. Cambia de mes con las flechas.

Cuando una cita termina, márcala como completada o como “no asistió”. Las que no marques se cuentan como completadas 12 horas después.

En las pestañas Citas y Clientes ves el detalle del mes y a cada cliente con su historial en tu negocio.

• Reservan desde tu link sin crear cuenta; confirman con un código al correo.
• Si crean una cuenta de cliente (con el mismo correo, su historial se queda), en “Mis citas” reservan en cualquier negocio, reagendan o cancelan.
• En Mensajes te escriben y reciben respuesta al instante del asistente o de tu equipo.
• Su inicio muestra su próxima cita, cómo llegar y sus conversaciones recientes.

• Gratis: 1 persona, hasta 5 servicios, 100 citas al mes, página de reservas, 50 respuestas del asistente a clientes y 150 mensajes con Zephyr al mes. Inventario y listas incluidos.
• Solo — $199 MXN al mes: 1 persona, servicios y citas ilimitados, 2,000 respuestas a clientes y 1,000 mensajes con Zephyr al mes.
• Pro — $499 MXN al mes: hasta 5 personas, más $99 MXN al mes por cada persona extra. Todo lo de Solo, 6,000 respuestas a clientes y 3,000 mensajes con Zephyr al mes (+500 y +1,000 por persona extra) y analíticas de todo el equipo.

Pagando anual te llevas 2 meses gratis. Precios con IVA incluido.

Una vez por negocio, 14 días de Pro sin tarjeta. Actívala al terminar la configuración inicial o en Ajustes → Plan. Al terminar vuelves a Gratis, a menos que elijas un plan; si te suscribes a mitad de la prueba, no se te cobra hasta que termine.

1. 1Ve a Ajustes → Plan (solo el dueño puede pagar).
2. 2Elige mensual o anual, y Solo o Pro.
3. 3Paga con tarjeta en la página segura de Stripe.

Cambia de plan cuando quieras desde el mismo lugar: si subes, pagas la diferencia proporcional; si bajas, el saldo va a tu siguiente factura. Solo es para una persona, así que primero quita a tu equipo si quieres bajar a Solo.

“Administrar facturación” te lleva a tus facturas, tu método de pago y la cancelación. Si un pago falla, tu plan sigue activo mientras se reintenta el cobro.

• Perfil: tu nombre, cómo te llama Zephyr, idioma y apariencia (claro u oscuro).
• Zephyr: largo de respuestas y lo que debe saber de ti.
• Horario: tus días, horas, zona horaria e intervalo de citas.
• Cuenta: tu correo y tu contraseña. Si entras con Google, aquí puedes crear una contraseña.
• Negocio: nombre, link, dirección, mapa y redes (dueños y admins).
• Recordatorios: las confirmaciones y recordatorios por correo a tus clientes (dueños y admins).
• Asistente para clientes: cómo responde a tus clientes (dueños y admins).
• Plan: tu plan, tu uso y los pagos (dueños y admins).

¿Olvidaste tu contraseña? En la pantalla de inicio toca “¿Olvidaste tu contraseña?” y te enviamos un link que dura una hora.

En cuanto un cliente agenda (en tu página de reservas, con Zephyr o cuando tú lo agendas con su correo), le llega un correo con los detalles y un enlace para confirmar, cambiar o cancelar su cita.

Antes de cada cita, tu cliente recibe un recordatorio por correo: 2, 4 o 24 horas antes, tú eliges. Nunca de noche: lo que caería entre 9 p. m. y 8 a. m. se envía a una hora razonable.

Los enciendes o apagas, y eliges cuándo, en Ajustes → Recordatorios.

Si algo no funciona como esperabas o tienes una idea, escríbenos a hola@zephyria.io. Respondemos en español e inglés.